Miami Private InvestigationsUna investigación de mala conducta laboral es un proceso de averiguación de hechos que responde a una pregunta concreta: ¿ocurrió la conducta descrita en una queja y qué muestran las pruebas? Para muchos empleadores de Florida, en especial las empresas pequeñas y medianas que no cuentan con un equipo de investigaciones interno, contratar a un investigador externo con licencia mantiene el proceso independiente, consistente y documentado. Esta guía explica qué hace un investigador externo, cómo se manejan las entrevistas y las pruebas, y dónde están los límites legales. Es información general, no asesoría legal; los empleadores deben involucrar a un abogado laboral desde el principio.
¿Cuándo debe un empleador contratar a un investigador externo?
Una revisión interna de Recursos Humanos funciona para muchas quejas rutinarias. Vale la pena considerar a un investigador externo cuando:
- La queja involucra a un gerente, un dueño o alguien a quien Recursos Humanos reporta.
- La acusación es grave: acoso sexual, amenazas, robo, registros falsificados o comisiones ilícitas.
- Hay varios denunciantes, o la misma persona ya ha sido acusada antes.
- Es probable que haya un litigio, un cargo ante una agencia o un despido, y la empresa quizá necesite demostrar que su proceso fue justo.
- Los testigos o las pruebas están fuera del lugar de trabajo, como exempleados o proveedores.
La Ley de Derechos Civiles de Florida considera una práctica laboral ilegal discriminar en la remuneración, los términos, las condiciones o los privilegios del empleo por motivos de raza, color, religión, sexo, embarazo, origen nacional, edad, discapacidad o estado civil (s. 760.10(1)(a), Estatutos de Florida), y se aplica a los empleadores con 15 o más empleados por cada día laborable en 20 o más semanas calendario del año en curso o del anterior (s. 760.02(7)). Las quejas por acoso a menudo plantean exactamente estos temas, por lo que el abogado debe decidir el alcance y quién recibe los hallazgos.
¿Qué hace realmente un investigador laboral externo?
- Define el alcance con el empleador y el abogado. Qué acusaciones se investigan, durante qué periodo y qué políticas aplican.
- Primero reúne los documentos. La queja, las políticas pertinentes, los horarios, los correos electrónicos o mensajes que la empresa ya tiene en sus propios sistemas, los informes de gastos, los registros de inventario o de caja, y cualquier queja anterior. El propio personal de TI o el abogado del empleador deciden cómo se registran los sistemas de la empresa.
- Entrevista al denunciante, a los testigos y al empleado acusado. Por lo general en ese orden, para que el acusado pueda responder a las acusaciones específicas.
- Coteja los hechos con fuentes independientes. Registros públicos, los documentos corporativos de un proveedor u observación lícita en lugares públicos cuando la acusación se refiere a una conducta fuera del sitio, como un empleado que está de licencia y trabaja en otro lugar.
- Redacta un informe. Qué se alegó, qué se revisó, a quién se entrevistó y los hallazgos de hecho sobre cada acusación, junto con las pruebas que los respaldan.
El investigador encuentra los hechos. El empleador, junto con su abogado, decide la disciplina. Mantener esos roles separados es parte de lo que hace creíble el proceso.
¿Cómo se llevan a cabo las entrevistas?
Las buenas entrevistas son planificadas, privadas y consistentes. A cada testigo se le informa el propósito de la entrevista, que no se tolera la represalia y que debe mantener la confidencialidad de la conversación en la medida en que el abogado del empleador lo aconseje. Las preguntas son abiertas al principio y específicas después. El investigador registra las respuestas en notas detalladas, y es posible que se les pida a los testigos que revisen y firmen una declaración escrita.
¿Qué documentación debe resultar de la investigación?
- Una declaración clara de cada acusación investigada.
- Una lista de los documentos revisados y de dónde provino cada uno.
- Notas de entrevista fechadas o declaraciones firmadas para cada testigo.
- Fotografías o video únicamente cuando se obtengan de manera lícita, con la hora y el lugar registrados.
- Hallazgos sobre cada acusación, como comprobada, no comprobada o no concluyente, con las razones.
Redacte el informe como si un juez o un investigador de una agencia fuera a leerlo, porque es posible que lo haga. Las opiniones sobre la credibilidad deben explicarse con los hechos, no con impresiones.
¿Qué deben evitar los empleadores?
- Prejuzgar el resultado. Una investigación que comienza con la conclusión es fácil de impugnar después.
- Acceder a cuentas personales. El correo electrónico personal, los mensajes de redes sociales o el teléfono de un empleado no son propiedad de la empresa. No inicie sesión, no adivine contraseñas ni pida acceso a los compañeros de trabajo.
- Grabación encubierta o engaño (pretexting). Ambos pueden exponer a la empresa a responsabilidad legal y contaminar las pruebas.
- Represalia. Cambiar el horario, el salario o las funciones del denunciante durante la investigación puede crear un segundo problema más grande que el primero.
- Demora. Los recuerdos se desvanecen y los documentos desaparecen. Comience de inmediato una vez que se reciba una queja.
¿Qué sucede después de los hallazgos?
El informe va a la persona que toma la decisión que el empleador y el abogado han elegido, no a toda la oficina. Los próximos pasos típicos incluyen una disciplina consistente con casos anteriores, cambios en las políticas o en la capacitación, la separación de las líneas de reporte o, cuando falta dinero o propiedad, una denuncia ante las autoridades. Cualquiera que sea el resultado, el empleador debe cerrar el ciclo con el denunciante y el empleado acusado en términos generales, mantener el expediente seguro y vigilar las represalias en los meses siguientes. Si el asunto se convierte más adelante en una demanda o en un cargo ante una agencia, es posible que se le pida al investigador que explique el proceso y las pruebas, por lo que las notas consistentes tomadas en su momento son esenciales.
¿En qué se diferencia esto de la verificación previa al empleo o del trabajo de fraude?
Una investigación de mala conducta mira hacia atrás, a una queja específica sobre empleados actuales. Las verificaciones de antecedentes previas al empleo examinan a los candidatos antes de la contratación, y las investigaciones de fraude corporativo y de seguros más amplias siguen el dinero y a terceros. Muchos casos abarcan más de uno, y la misma disciplina de documentación se aplica a todos ellos.
Miami Private Investigations cuenta con licencia en Florida bajo la licencia de agencia A1800135 y trabaja con empleadores y sus abogados en Miami-Dade y en todo el estado. Para hablar sobre una queja interna, llame al (305) 686-7826 o contáctenos para una consulta confidencial.